Учёт выполненных работ

В версии 5 ПК «ГРАНД-Смета» наиболее масштабной переработке подвергся режим учёта выполненных работ  Даже можно сказать, что этот режим полностью заново создан, и теперь в нем учтены многие пожелания, которые высказывались пользователями в ходе работы с предыдущими версиями. Вкратце основные этапы работы в этом режиме можно описать следующим образом

•  Сначала создается новый акт как отдельный элемент программы, для этого акта требуется установить отчётный период с указанием даты начала и окончания периода в рамках одного и того же месяца. При этом можно создавать неограниченное количество актов за один месяц – в этом состоит важное новшество версии 5.

•  Далее необходимо зафиксировать текущий активный акт и в специальном режиме ввести по позициям сметы выполненные объёмы работ для этого акта.

•  На заключительном этапе производится подведение итогов по акту. При этом большая часть дополнительных начислений рассчитывается на основании локальной сметы, но некоторые из них (например, индексы перевода в

текущие цены и лимитированные затраты) можно задавать для каждого акта индивидуально, независимо от локальной сметы и других актов – это ещё одно важное новшество версии 5. Теперь перечисленные действия будут описаны более подробно Создание и выбор акта. Для того чтобы создать новый акт, необходимо открыть окно с параметрами сметы и перейти там на закладку Акты выполненных работ по смете (рис  35). Кнопка

Добавить позволяет добавлять в список новые акты.  По умолчанию для нового акта устанавливается следующий по порядку номер документа, стандартное наименование  Акт выполненных работ, дата составления – текущая дата, и отчётный период – целиком весь текущий месяц.

                              Рис. 35. Акты выполненных работ по смете

Впоследствии можно корректировать любые параметры акта – для этого требуется двойным щелчком мыши открыть для редактирования соответствующую ячейку. При редактировании даты можно вручную ввести число, месяц и год либо выбрать нужную дату из выпадающего окна с календарём (рис  35). Как уже было отмечено

ранее, даты начала и окончания отчётного периода можно указывать только в рамках одного и того же месяца. Зато количество актов в рамках месяца не ограничено и отчётные периоды разных актов могут пересекаться или даже полностью совпадать. Работая со списком актов в окне с параметрами сметы, можно удалить отдельный акт либо сразу все акты по смете, а кнопка Сортировка позволяет менять порядок сортировки актов в списке – по номеру либо по дате составления. Для последующей работы с каким-либо конкретным актом требуется зафиксировать его как текущий активный акт – это делается нажатием кнопки Выбрать. Выбранный акт выделяется в списке полужирным начертанием текста. После того как в окне с параметрами сметы сформирован список актов, можно

закрыть это окно и вернуться в бланк сметы. Теперь все готово для составления акта выполненных работ  Основные команды, необходимые для этого, расположены на вкладке Выполнение (рис  36).

                                                                         Рис. 36. Команды на вкладке Выполнение

В частности, здесь находится кнопка  Выбор акта, при помощи которой также можно производить выбор нужного акта из заранее сформированного списка. После нажатия этой кнопки на экране появляется окно, где представлен перечень всех ранее созданных актов (рис  37).

                                                                      Рис. 37. Выбор акта

Для удобства выбора все акты в этом окне сортируются по убыванию даты отчётного периода, а также группируются по кварталам. В ситуации, когда по смете накопилось уже большое количество актов, бывает

полезно отфильтровать их перечень таким образом, чтобы видеть не все акты сразу, а только какую-либо часть  В ПК «ГРАНД-Смета» предусмотрена такая возможность – щелчком левой кнопки мыши по верхней полосе в окне выбора акта на экране открывается меню, где расстановка флажков позволяет показать (скрыть) акты любого квартала (рис  38).

                                                      Рис. 38. Фильтр при выборе акта

Итак, предположим, что нужный акт уже существует и был выбран как текущий активный акт либо в окне с параметрами сметы, либо при помощи кнопки Выбор акта на вкладке Выполнение. Теперь требуется перейти в режим акта. Вообще говоря, при работе с локальной сметой предусмотрены два состояния – режим сметы и режим акта  Режим сметы – это обычное состояние документа, когда производятся какие-либо действия с локальной сметой в целом. А режим акта необходим при составлении акта выполненных работ  Для перехода в режим

акта следует нажать кнопку Режим акта на вкладке Выполнение.

Ввод выполненных объёмов работ

Находясь в режиме акта, можно формировать и просматривать итоги по акту, ведомость ресурсов по акту, корректировать параметры акта.  Но прежде всего при составлении акта нужно ввести по позициям сметы выполненные объёмы работ для данного акта. После перехода в режим акта внешний вид бланка сметы несколько изменяется – в заголовке таблицы появляется текстовая строка с параметрами выбранного акта (номер, дата составления и отчётный период), а в колонке  Кол-во теперь отображаются значения выполненных объёмов работ по позициям сметы.  При этом общая стоимость каждой позиции, а также итоги по документу рассчитываются

именно на выполненный объём работ по акту.  В целях большей наглядности для колонки Кол-во в режиме акта используется розовый цвет фона (рис  39).

                   Рис. 39. Ввод выполненных объёмов работ в режиме акта

При вводе или корректировке выполненных объёмов в колонке  Кол-во можно

использовать разные способы:

1   Ввести конкретное численное значение, например 2

2   Ввести формулу с использованием встроенных математических функций, которые предусмотрены в ПК «ГРАНД-Смета»  Полный набор таких функций описан в руководстве пользователя, среди них есть тригонометрические и

логические функции, функции извлечения квадратного корня и возведения в степень.  Но на практике в большинстве случаев оказывается достаточно простых арифметических операций.  Например, можно ввести формулу  200/100, и в результате в колонке Кол-во отображается не только рассчитанное значение 2,

но и исходная формула.

3   Ввести формулу с использованием заданных в данной локальной смете переменных и идентификаторов.  Например, если необходимо в позиции  3  автоматически повторить выполненный объём, введённый ранее в позиции 2, и при этом для позиции 2 задан идентификатор П, то в колонке Кол-во для позиции 3 достаточно

ввести букву  П (рис  39).  Можно использовать и более сложные составные идентификаторы для автоматического взятия расхода нужного ресурса из ресурсной части позиции.  Вообще говоря, в версии 5 при вводе выполнения

реализованы все варианты работы с идентификаторами, которые в предыдущих версиях можно было использовать только при составлении сметы.

4   Ввести выполненный объём в процентах от общего объёма работ для данной позиции сметы, например  50%. В результате в колонке Кол-во отображается рассчитанное значение выполненного объёма

5   При использовании предыдущего способа расчёт выполненного объёма производится от того значения общего объёма, которое в данный момент установлено в позиции сметы. И если впоследствии значение общего объёма в

позиции будет изменено, это никак не отразится в акте.  Но при необходимости можно задать процент выполнения таким образом, чтобы изменение общего объёма в позиции приводило к автоматическому пересчёту выполненного

объёма.  Для этого нужно дополнительно использовать переменную ОБЪЕМ. Например, в колонке  Кол-во можно ввести выражение  50%ОБЪЕМ.  Такой способ может быть полезен при предварительном планировании поэтапного выполнения какой-либо работы.

6   Если в рамках текущего выбранного акта требуется закрыть выполнение по позиции сметы (т  е  выполнение соответствующей работы полностью завершено), то в колонке  Кол-во достаточно ввести символ «звёздочка» (*).

В результате выполненный объём рассчитывается как разность общего объёма работ для данной позиции сметы и суммарного выполнения по всем остальным актам. В предыдущих версиях ПК «ГРАНД-Смета» при вводе выполненных объёмов работ по позициям сметы можно было указывать только конкретное численное значение либо процент от общего объёма. А все остальные перечисленные выше способы ввода выполнения представляют собой новшество версии 5. Ещё одно новшество версии 5 выражается в том, что можно ввести выполненный объём работ не только для одной отдельно взятой позиции сметы, но и сразу для любой произвольно выделенной группы позиций.  Для этой цели на вкладке Выполнение предусмотрено специальное поле Объем (рис  40).

Рис. 40. Ввод объёмов для группы позиций на вкладке Выполнение

Итак, если в рамках текущего выбранного акта требуется одинаковым образом ввести выполнение сразу для нескольких позиций (например, указать одинаковый процент выполнения или закрыть выполнение), то пользователю необходимо выполнить следующие действия

•  Выделить нужные позиции в списке позиций сметы

•  Открыть на панели инструментов вкладку Выполнение

•  Перейти в режим акта

•  Ввести нужное значение в поле Объем

В результате для всех выделенных позиций выполненный объём будет рассчитан в соответствии с введённым значением.  Таким образом, в версии 5 появилась возможность максимально быстро «запроцентовать» выполнение работ для любой группы позиций сметы. В ситуации, когда требуется выполнить такое действие полностью для целого раздела, можно воспользоваться специальной операцией, чтобы автоматически выделить сразу все позиции раздела.  Для этого надо щелчком правой кнопки мыши на любой позиции нужного раздела открыть контекстное меню сметы и выбрать там команду Выделить позиции раздела (рис  41).  Также можно при необходимости автоматически выделить сразу все позиции сметы – кнопка  Выделить все на

вкладке Главная в группе команд Буфер обмена.

Рис. 41. Контекстное меню сметы

На вкладке  Выполнение есть команда для того, чтобы в рамках текущего выбранного акта закрыть выполнение сразу по всем позициям сметы, – кнопка. Закрыть выполнение.  А если в акте требуется обнулить выполненные объёмы сразу по всем позициям сметы – можно воспользоваться кнопкой Обнулить все объемы в акте (рис  40). Замечание: Поле Объем на вкладке Выполнение можно использовать и в обычном режиме сметы при вводе повторяющихся объёмов работ в нескольких позициях сметы.  Например, если необходимо несколько раз повторить один и тот же идентификатор. Возможность вводить выполненные объёмы непосредственно в бланке сметы, находясь в режиме акта, появилась только в версии 5.  А в предыдущих версиях ПК «ГРАНД-Смета» для работы с выполнением был предназначен особый режим.

 Учет выполнения .

Такой режим работы сохранился и в версии 5  Многие опытные пользователи предпочитают по-прежнему вводить выполнение именно в этом режиме – ведь там для каждой позиции сметы наряду с выполненным объёмом работ на экране одновременно отображается общий объём работ, а также суммарное выполнение с начала строительства, с начала текущего года и остаток. Напомним, что в версии 5 для работы с выполнением прежде всего должен быть выбран текущий активный акт.  А для того чтобы перейти в режим Учет выполнения, необходимо воспользоваться стандартной операцией выбора вида документа.  Это можно сделать при помощи кнопки Вид документа на вкладке Документ – после нажатия кнопки следует выбрать в выпадающем меню вариант Учет выполнения (рис  22).  Есть и другой способ выбора нужного вида документа – панель команд в строке состояния (рис  23). По сравнению с предыдущими версиями ПК «ГРАНД-Смета» в режиме Учет выполнения в документ добавлена графа, где отображается суммарное выполнение по всем актам отчётного месяца.  А для ввода выполненных объёмов работ по акту предназначена соседняя графа, в заголовке которой показываются параметры текущего акта (номер, дата составления и отчётный период).  В целях большей наглядности для этой графы используется розовый цвет фона (рис  42). Все перечисленные выше способы ввода выполненных объёмов работ по позициям сметы в режиме акта точно так же могут использоваться в режиме Учет выполнения. В том числе и возможность продублировать выполнение для выделенной группы позиций при помощи поля Объем на вкладке Выполнение. Итак, стандартный бланк сметы в режиме акта (рис  39) и режим Учет выполнения  (рис  42) – это два равносильных режима работы для просмотра, ввода и корректировки выполненных объёмов работ по позициям сметы в рамках текущего выбранного акта  В ПК «ГРАНД-Смета» предусмотрена возможность быстрого перехода на следующий (предыдущий) по порядку акт – для этого можно воспользоваться кнопкой Следующий акт (Предыдущий акт) на вкладке.

Выполнение

Если по какой-либо позиции сметы требуется выяснить полную хронологию выполнения работ, необходимо выделить курсором такую позицию в списке и нажать кнопку Хронология выполнения на вкладке Выполнение. После нажатия этой кнопки на экране появляется окно, где для данной позиции показываются

объёмы и стоимость выполненных работ по каждому акту. Здесь можно корректировать выполненные объёмы по отдельным актам, а для наглядности в этом окне предусмотрена возможность группировки актов за один и тот же месяц с суммированием информации о выполнении. При желании можно отказаться от группировки либо выбрать такой вариант группировки, при котором она производится только в том случае, если количество актов за месяц

больше одного.  Кнопки для выбора варианта группировки расположены в окне Хронология выполнения в группе команд Группировка актов за месяц. Также в окне Хронология выполнения есть кнопка Переход на акт – при нажатии этой кнопки текущим активным актом становится тот акт, строка которого в окне выделена курсором  Кнопки Базисные цены и Текущие цены позволяют выбрать способ расчёта стоимости выполненных работ в окне Хронология выполнения – базисно-индексный или ресурсный.  И наконец, при помощи кнопки  Панель

можно включить (отключить) отображение в окне информационной панели с обоснованием, наименованием и измерителем позиции сметы.

Подведение итогов по акту

На заключительном этапе работы по составлению акта выполненных работ производится подведение итогов по акту.  Ранее уже было отмечено, что большая часть дополнительных начислений в акте рассчитывается на основании локальной сметы.  Это касается тех дополнительных начислений, посредством которых в

стоимости работ учитываются условия производства работ, а также накладные расходы и сметная прибыль  Ясно, что подобные начисления в смете и в акте никак не могут различаться между собой.  Зато необходимо иметь возможность индивидуально учитывать в каждом акте такие параметры итогов, которые

напрямую зависят от конкретного времени выполнения работ, и такая возможность теперь появилась в ПК «ГРАНД-Смета». Для последующих действий необходимо, чтобы в документе был выполнен переход в режим акта.  Напомним, что для перехода в режим акта следует нажать кнопку Режим акта на вкладке  Выполнение.  Если в данный момент режим акта уже активен, кнопка Режим акта должна быть ярко подсвечена (рис  36).

Итак, в версии 5 для каждого акта можно индивидуально задавать и сохранять следующие параметры:

1   Способ применения индексов и значения индексов перевода в текущие цены

2   Текущие цены на ресурсы

3   Лимитированные затраты

4   Подписи

При выборе для акта способа расчёта – базисно-индексного или ресурсного – следует иметь в виду, что он не сохраняется для отдельного акта.  Способ расчёта устанавливается для документа в целом, эта настройка распространяется одновременно на локальную смету и все акты выполненных работ по смете. Если в документе установлен базисно-индексный способ, то для получения стоимости выполненных работ в текущем уровне цен прежде всего требуется выбрать для акта способ применения индексов.  Для этого необходимо открыть

окно с параметрами акта, нажав кнопку Параметры акта на вкладке Выполнение,

и перейти на закладку Индексы. Как и в локальной смете, в акте можно применять либо единый индекс в итогах, либо индивидуальные индексы для разных работ.  Если выбрана работа с индивидуальными индексами, далее нужно перейти на закладку  Индексы к позициям и сформировать там список индексов  По умолчанию в новом акте для индивидуальных индексов выбрана настройка. Не использовать индексы, а список

индексов на закладке Индексы к позициям – пустой.  После того как список индексов для акта сформирован, производится привязка индексов к позициям акта методом перетаскивания мышью.  Также можно автоматически скопировать в акт индексы с локальной сметы при помощи специальной кнопки – об этой возможности будет

подробно рассказано далее. Наряду с индексами, которые можно добавлять вручную в окне с параметрами акта, пользователь может применять в акте индексы из внешнего файла – сборника индексов. Использование сборника индексов для индексации акта выглядит точно так же, как и при индексации сметы: либо перетаскивание мышью в режиме Два окна, либо автоматическая загрузка. Для автоматической загрузки индексов из сборника в акт используется стандартная команда – кнопка Загрузка индексов на вкладке Данные. Поскольку в данном случае одна и та же кнопка Загрузка индексов используется как при работе с локальной сметой, так и при работе с актом, пользователю следует быть очень внимательным. Впрочем, правило здесь простое и логичное: если документ находится в режиме сметы, то индексы загружаются именно в смету. А если документ находится в режиме акта, то индексы загружаются в текущий выбранный акт. Независимая настройка способа применения индексов для локальной сметы и для каждого акта позволяет, в частности, вообще не использовать индексы при расчёте полной стоимости локальной сметы или ограничиться единым прогнозным индексом. Зато при составлении актов выполненных работ по смете можно применять индивидуальные индексы, рассчитанные для конкретного периода

времени по разным видам работ. На закладке  Лимитированные затраты в окне с параметрами акта можно

сформировать индивидуальный набор лимитированных затрат для акта.  По умолчанию список лимитированных затрат для нового акта пустой  Добавление нужных статей затрат в список можно производить вручную или выбирать их из соответствующего справочника.  Также можно автоматически скопировать список лимитированных затрат с локальной сметы при помощи специальной кнопки – об этой возможности будет подробно рассказано далее. На закладке  Подписи  в окне с параметрами акта можно сформировать индивидуальный набор подписей для акта.  По умолчанию список подписей для нового акта пустой  Как и при работе с подписями в локальной смете, добавление подписей в акт можно производить вручную или выбирать их из соответствующего справочника.  Также можно автоматически скопировать список подписей с локальной сметы при помощи специальной кнопки. Если в документе установлен ресурсный способ, то стоимость выполненных работ по акту формируется полностью аналогично тому, как это описано в предыдущей главе для локальной сметы.  Снова напомним о необходимости сначала перейти в режим акта и выбрать для последующей работы нужный акт. А затем требуется указать фактическую текущую цену всех ресурсов для работ, выполнение которых зафиксировано в выбранном акте  Как и при работе с локальной сметой, это можно делать индивидуально для каждой работы, указывая цены ресурсов непосредственно в бланке сметы. Но для более эффективной работы целесообразно открыть в отдельном окне общую ведомость ресурсов по акту. Для этого используется стандартная команда – кнопка Ресурсы на вкладке Ресурсы. При использовании этой кнопки имеет место то же самое правило, которое было сформулировано выше для кнопки Загрузка индексов: если документ находится в режиме сметы, то в окне с ведомостью ресурсов показываются все ресурсы по смете.  А если документ находится в режиме акта, то после нажатия кнопки Ресурсы на экране появляется окно, где представлена ведомость ресурсов по акту. В заголовке таблицы отображается текстовая строка с параметрами выбранного акта (номер, дата составления и отчётный период), а набор ресурсов и количество каждого ресурса определяются выполненными объёмами работ в акте.  При работе в ведомости ресурсов по акту можно использовать все те же самые функции, которые были подробно описаны в предыдущей главе  По умолчанию в новом акте текущие цены на ресурсы отсутствуют. Если в распоряжении пользователя есть заранее сформированный сборник цен на ресурсы в электронном виде (файл-ценник), то можно автоматически загружать цены ресурсов из ценника в акт.  Для этого используется стандартная команда – кнопка Загрузка цен на вкладке Ресурсы.  При использовании этой кнопки снова имеет место знакомое правило: если документ находится в режиме сметы, то цены ресурсов загружаются в смету.  А если документ находится в режиме акта, то цены

ресурсов из ценника загружаются в текущий выбранный акт.  Разумеется, работая с разными актами, можно вводить вручную или загружать автоматически различные цены на одни и те же ресурсы.

В ПК «ГРАНД-Смета» имеется ещё одна команда двойного назначения, которую можно использовать как при работе с локальной сметой, так и при работе с актом, – это кнопка Итоги на вкладке Документ. Если документ находится в режиме акта, то при нажатии кнопки Итоги на экране появится стандартное окно. Итоги по

документу, которое внешне отличается от окна с итогами по смете только тем, что в заголовке таблицы отображается текстовая строка с параметрами выбранного акта (номер, дата составления и отчётный период).   Порядок работы в окне итогов был подробно описан в главе «Итоги по смете».

Итоги по акту можно увидеть не только в специальном отдельном окне, но и непосредственно в бланке сметы – если документ находится в режиме акта (рис  39). Итоги там подводятся в конце каждого раздела и по всему акту в самом конце документа. В заключительной части данной главы будет рассказано о том, как пользователь

может сэкономить время при составлении акта выполненных работ в простейшей ситуации, когда не требуется задавать итоговые параметры индивидуально для текущего акта, а вполне достаточно взять соответствующие данные из локальной сметы либо из другого ранее составленного акта.  Для этого необходимо воспользоваться кнопкой  Скопировать данные в акт на вкладке  Выполнение. После нажатия этой кнопки на экране появляется окно, где вверху отдельно вынесен значок локальной сметы, затем представлен перечень всех актов по смете.

Для удобства выбора все акты в окне сортируются по убыванию даты отчётного периода, а также группируются по кварталам.  При этом текущий акт отображаетсятекстом бледно-серого цвета и недоступен для выбора.

Внизу окна перечислены типы данных для копирования, где расстановка флажков позволяет выбрать нужные. Следует обратить внимание также на параметр Копировать данные только для позиций с ненулевым выполнением.С одной стороны, вполне естественно было бы копировать в акт только индексы и текущие цены на ресурсы, относящиеся к работам, выполнение которых зафиксировано в данном акте.  С другой стороны, представим, что получится втом случае, когда из сметы в акт были скопированы данные только для позиций

с ненулевым выполнением, а уже после копирования пользователю понадобилосьввести в акте выполнение по каким-либо дополнительным работам. Во-первых, в ведомости ресурсов по акту могут добавиться новые нерасценённые ресурсы.  А если в документе установлен базисно-индексный способ, то при вводе выполненного объёма работ по дополнительной позиции она сразу выделяется красным цветом.  В главе «Составление локальных смет» уже было объяснено, что таким образом программа оперативно сигнализирует пользователю о возникновении ошибочной ситуации при расчёте стоимости работ в данной позиции.

При вводе выполнения в акте возможна только одна причина ошибки – отсутствие индекса перевода в текущие цены.  Для решения проблемы придётся вручную добавлять в акт недостающие данные либо повторно пользоваться кнопкой Скопировать данные в акт. Следовательно, если при копировании  данных из сметы в акт сбросить флажок. Копировать данные только для позиций с ненулевым выполнением, это

позволяет избежать дополнительной работы в ходе составления акта.